Vuorovaikutus on laadukkaan hankinnan kivijalka
Blogi |
Julkaistu:
18.03.2021
Tehtävänämme hankinnan asiantuntijoina on luoda perusta toimivalle yhteistyölle. Tuomme tilaajat ja tarjoajat yhteen ja rakennamme jo hankintavaiheessa puitteet hedelmälliselle vuorovaikutukselle, joka mahdollistaa sujuvan yhteistyön myöhemmin sopimuskaudella, kommentoi hankinta-asiantuntijamme Carita Isomäki.
Tampereen kaupunki ja Tuomi Logistiikka kilpailuttivat vuoden 2020 lopulla hankintatoimen kehittämisen asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyn. Tavoitteena oli löytää monipuolisesti erilaisia toimijoita joilla on valmiuksia tukea julkisen hankintatoimen tuloksellista kehittämistä. Tavoitteen saavuttamisessa keskeisiksi keinoiksi nousivat aktiivinen vuoropuhelu sekä tarjousten laatuvertailuun panostaminen asiakastyytyväisyyskyselyn ja haastatteluiden toteuttamisen kautta.
Jotta ymmärrys markkinasta voi syntyä, tarvitaan aktiivista roolia heti hankinnan suunnittelusta alkaen. Hankinta käynnistettiin kutsulla avoimeen markkinavuoropuheluun. Infotilaisuudessa tilaajat avasivat tarvettaan ja esittelivät alustavaa suunnitelmaa hankinnan toteutuksesta, jonka jälkeen vuoropuhelua jatkettiin pyytämällä tilaisuuteen osallistuneilta toimijoilta kirjallisesti palautetta kilpailutusmateriaalista. Palautteen kautta markkinatoimijoiden osaaminen saatiin hyödynnettyä ja materiaali täsmennettyä entistä selkeämmäksi, mikä osaltaan edesauttoi laadukkaiden tarjousten saamista.
Perusta toimivalle yhteistyölle
Vaikka hankinta toteutettiin perinteisellä avoimella menettelyllä, säilytettiin vuorovaikutteinen ote läpi hankintaprosessin. Tarjoajia informoitiin aktiivisesti hankintamenettelyn kulusta ja aikataulusta. Hankintapäätöksen tiedoksiannon jälkeen tarjoajille tarjottiin myös mahdollisuus tarjoajakohtaiselle palautekeskustelulle.
Tehtävänämme hankinnan asiantuntijoina on luoda perusta toimivalle yhteistyölle. Tuomme tilaajat ja tarjoajat yhteen ja rakennamme jo hankintavaiheessa puitteet hedelmälliselle vuorovaikutukselle, joka mahdollistaa sujuvan yhteistyön myöhemmin sopimuskaudella, kommentoi hankinta-asiantuntijamme Carita Isomäki.
Asiakastyytyväisyyskyselyllä ja haastatteluilla laatua
Tarjousten laatuvertailussa hyödynnettiin asiakastyytyväisyyskyselyä ja haastatteluja. Asiakastyytyväisyyskyselyssä referenssiasiakkaat arvioivat mm. nimettyjen asiantuntijoiden proaktiivisuutta sekä yhteistyö- ja vuorovaikutustaitoja. Toisin sanoen asioita, jotka vaikuttavat olennaisesti asiantuntijapalvelun laatuun ja yhteistyön sujuvuuteen.
Kirjoituskilpailun sijaan laatuvertailuperusteet kohdistuivat osuvasti eri näkökulmista vuorovaikutuskykyymme ja osaamiseemme. Vertailun toimiva kokonaisuus ilahdutti meitä tarjoajana, kertoo osakas Tuomo Vuorinen Hankkinen Oy:sta.
Kun asiakastyytyväisyyskyselyä hyödynnetään laatuvertailussa, on tärkeää varmistaa, että kyselyyn saataisiin vastaukset kaikilta ilmoitetulta referenssiasiakkailta. Tätä voidaan edesauttaa riittävän pitkällä vastausajalla sekä pyytämällä tarjoajaa varmistamaan referenssiasiakkaaltaan ennakkoon, että tämä kykenee vastaamaan kyselyyn ilmoitetussa aikataulussa. Vastaajia on myös hyvä muistuttaa vastaamisesta, ja samalla informoida tarjoajaa, jotta tarjoaja voi tarvittaessa itse myös muistuttaa asiakastaan kyselyyn vastaamisesta. Tämän lisäksi tärkeää on kiinnittää huomiota kysymysten muotoiluun; mittaako kysymys sitä, mitä sen halutaan mittaavan? Saadaanko kysymyksillä eroja tarjoajien välille? Huolellisella suunnittelulla, asiakastyytyväisyyskysely voi olla oiva työkalu erityisesti asiantuntijapalveluhankinnan laatuvertailussa.
Asiakastyytyväisyyskyselyn lisäksi vertailussa toteutettiin ennakkotehtävään liittyvät haastattelut. Tarjouspyynnössä tilaaja esitti ennakkotehtävänä kuvitteellisen toimeksiannon, johon tarjoajat laativat vastauksena projektisuunnitelman. Haastattelussa tarjoajat esittelivät projektisuunnitelmansa suullisesti sekä vastasivat kahteen kysymykseen, joiden tarkkaa sisältöä he eivät ennalta tienneet. Yllätyskysymysten tarkoituksena oli testata tarjoajien reagointikykyä ja asiantuntemusta. Puolen tunnin mittaisten etähaastatteluaikojen ennakkovaraus mahdollistettiin jo tarjousaikana, mikä sujuvoitti ja nopeutti hankintaprosessia.
Mikäli haastatteluja käytetään vertailussa, on haastattelun arviointi ja pisteytys tarpeellista kuvata mahdollisimman tarkasti ja selkeästi tarjouspyynnössä. Tässä hankinnassa tarjoajat asetettiin kunkin arvioitavan ominaisuuden kannalta keskinäiseen paremmuusjärjestykseen, jonka perusteella kyseisen ominaisuuden pisteet määräytyivät. Kullekin tarjoajalle kirjoitettiin lisäksi kirjalliset perustelut sijoituksiin liittyen. Perustelut julkaistiin osana hankintapäätöstä salassa pidettävinä liitteinä siten, että kukin tarjoaja sai itseään koskevat perustelut.
Haastattelun käyttäminen vertailukriteerinä voi olla työlästä, eikä se siksi sovellu kaikkiin hankintoihin. Tietyissä hankinnoissa haastattelut voivat kuitenkin tukea olennaisesti hankinnan onnistunutta lopputulosta, ja ovat siten yksi tärkeä työkalu hankintayksikön työkalupakissa.
Lopputuloksena monipuolinen palveluntuottajajoukko
Puitejärjestelyyn valikoitui monipuolinen joukko palveluntuottajia: Ernst & Young Oy, VALOR Partners Oy, Hankkinen Oy, Flovv.io Solutions Oy, Silver Planet Oy, Owal Group Oy ja KPMG Oy Ab. Mukana on niin pk- yrityksiä kuin suuryrityksiä, erilaisilla osaamisvahvuuksilla.
Kilpailutus oli kaiken kaikkiaan erittäin onnistunut. Odotamme innolla tulevaa yhteistyötä puitesopimuskumppaneiden kanssa, kertoo hankintapäällikkö Tanja Welin Tampereen kaupungilta.
Tampereen kaupunki ja Tuomi Logistiikka tekevät kumpikin omat sopimuksensa palveluntuottajien kanssa. Kickoffit palveluntuottajien kanssa tullaan pitämään kevään 2021 aikana.
Ennakkotehtävän ja haastattelun arviointi