Kilpailu on tunneviestiä

Olin kerran puhumassa hankintatoimen neuvottelupäivillä otsikolla ”Kilpailu on tunne”. Otsikkoon tiivistyy ajatus siitä, että lopulta hankinnan tulokseen vaikuttaa aivan keskeisesti se, millainen tunne tarjouksen laatijalla on; uskooko laatija, että hänellä on haastajia?

Mistä kilpailun tunne syntyy? Hankintalain sanelemat pakolliset menettelytavat vaikuttavat siihen jonkin verran. Yksi keskeisin hankinta-ammattilaisen tehtävistä on myös asettaa hankinnalle ja tarjoajalle ehdottomia vaatimuksia. Muutoin maitokisassa tarjotaan piimää tai porkkanaa, ja asiantuntijakisassa harjoittelijoita. Vaatimusten tarkoitus ei ole rajata kilpailua, vaan kohdentaa sitä niin, että lopputulos vastaisi tarvetta. Joskus käy kuitenkin niin, että vaatimukset rajaavat kilpailua liikaa, eikä markkinoilta löydy montaa – tai yhtäkään – toimijaa joka voi tai haluaa tarjota. Haluttomuuskin on tunne.

Vaatimukset ovat kuitenkin vain osatotuus – kilpailu nimittäin syntyy yksilöiden tunne-elämässä. Samassa kisassa joku voi uskoa olevansa ainoa vaihtoehto ja toinen katsoa mahdollisuutensa avautuneeksi. Kilpailu syntyy kokonaisviestinnästä. Kerron esimerkin.

Olin aikoinaan kilpailuttamassa magneettikuvauslaitetta. Markkinoilla Suomessa oli kolme toimijaa. Sairaalamaailmassa laitemerkkiuskollisuus on ollut paljolti tapa – kuten oli myös tuolloin. Hankinta-asiantuntijana otin haasteen vastaan. Halusin synnyttää kilpailu(ntunnett)a. Kiersimme valmisteluvaiheessa kolmessa sairaalassa katsomassa eri valmistajien uusimpia laitteita ja kullakin kerralla paikalla oli kyseisen laitteen myyjä. Jokaisessa tilaisuudessa hiippailin sopivalla hetkellä myyjän luokse, katsoin silmiin ja viestitin, että minulla on tavoitteena kaikkien tarjoajien yhtäläinen mahdollisuus voittaa tämä kilpailu. Harrastin ei-määrämuotoista markkinavuoropuhelua (jolle muuten laki antaa toistaiseksi varsin hyvät mahdollisuudet).

Keskustelutin kuvantamisen ammattilaisia heidän tarpeistaan ja lopulta saimme kirjatuksi ehdot ja speksit, jotka eivät rajanneet yhtään vakavasti Suomessa otettavaa toimittajaa pois. Kilpailuviestinnän onnistuminen tiivistyi lopulta viimeiseen valmistelupalaveriin, jossa työstimme vertailuperusteita. Työryhmän puheenjohtaja totesi tilaisuuden päätteeksi: ”Nyt minuun on laskeutunut hankintahenki.”. Hän oli oivaltanut, mitä avoimuuden periaate ja syrjimätön kohtelu tarkoittavat ja miten pisteytys voidaan rakentaa niin, että kilpailun viesti vahvistuu, ja että vertailussa verrataan hyötyjä. Olisipa jokainen tarjoaja nähnyt keskeisen päättäjän oivalluksen.

Kun tarjoukset saapuivat, oli heti nähtävissä, että kaksi toimijaa olivat tosissaan lähteneet haastamaan sairaalan aiemman laitetoimittajan. Kilpailun tunne oli vallannut myös heidät. Lopulta investointimäärärahoista säästyi hiukan yli 300.000 euroa. Tunne voitti. Kannatti viestiä.

Entä sitten se kolmas tarjous, jonka jättäjä oli aiemmin toimittanut magneettikuvauslaitteet sairaalalle? Sinne kilpailun tunne ei tainnut yltää. Yritys jäi vertailun viimeiseksi. Sen vertailuhinta oli miltei eurolleen sama, kuin julkisesta talousarvioaineistosta löytyvä magneetin hankintaan varattu budjetti. Yhteinen historia oli saattanut synnyttää aiemmalle toimittajalle tunteen, että heillä on ainoa hyväksyttävä ratkaisu. Tältä osin kilpailu jäi syntymättä. Viestinnässä jäi opittavaa: olisi saattanut riittää, että kilpailun tasapuolisuutta olisi viestitty vielä vahvemmin esimerkiksi osana markkinavuoropuhelua.

Mitä kilpailun tunne sitten on? Se on sekoitus tunteista vahvimpia: pelkoa ja uskoa. Sitä, että aiempi toimittaja pelkää menettävänsä kaupan, siinä missä joku toinen uskoo voivansa voittaa. Lopussa kättä lyövät laki ja tunteet – tahot, joita usein pidetään toisilleen etäisinä.