Kestävämpää rakentamista elinkaariasiantuntijapalveluita hyödyntämällä

Tampereen tavoite on olla hiilineutraali vuoteen 2030 mennessä. Rakentaminen ja rakennukset muodostavat olennaisen osan hiilipäästöistä. Myös laki tulee edellyttämään vuoden 2025 paikkeilla rakennushankkeiden hiilijalanjäljen laskentaa ja normien täyttymistä. Hiilineutraali Tampere 2030 tiekartan mukaisesti Tampereen kaupunki halusi ottaa laskennat käyttöön jo nyt optimoimaan kaupungin palvelurakennusten suunnitteluratkaisuja. Tampereen Tilapalvelut Oy ja Tampereen kaupunki lähtivätkin kilpailuttamaan puitejärjestelyä, joka vastaisi tähän tarpeeseen.

Hankinnan suunnittelu aloitettiin benchmarkkaamalla valikoituja vastaavia kilpailutuksia. Lisäksi hankinnasta toteutettiin potentiaalisille tarjoajille suunnattu infotilaisuus ja kaikki halukkaat pääsivät kommentoimaan kilpailutusasiakirjoja. Palautetta saatiin runsaasti, mikä osaltaan kertoi hankinnan herättäneen laajasti kiinnostusta. Palaute oli yksityiskohtaista ja siitä saatiinkin erinomaisesti apua hankinnan valmisteluun ja asiakirjojen selkeyttämiseen. Saadun palautteen perusteella hankinta jaettiin osiin – näin pyrittiin edesauttamaan pk-yritysten osallistumismahdollisuuksia hankintaan.

Palvelun hiilijalanjälki vertailukriteerinä

Hankinnan taustalla vaikuttanutta Tampereen hiilineutraalisuustavoitetta haluttiin edistää myös itse kilpailutuksessa. Alkuun hankintayksikkö suunnitteli, että tarjoaja saisi vertailuun pisteitä, mikäli sillä olisi toimintansa ympäristöystävällisyyttä takaava sertifikaatti ISO 14001 tai vastaava. Haasteeksi muodostui, ettei ympäristösertifikaatti liittynyt riittävän konkreettisesti hankinnan kohteeseen, vaan ennemmin tarjoajaan itseensä, eikä sitä siten voinut pisteyttää. Ympäristösertifikaatin olisi voinut asettaa tarjoajan soveltuvuusvaatimukseksi, mikä olisi tarkoittanut, että kaikilla tarjoajilla olisi kyseinen sertifikaatti tullut olla. Hankintayksikkö kuitenkin koki, että sertifikaatin vaatiminen vähimmäisvaatimuksena rajaisi kilpailua liikaa ja siten sen käytöstä luovuttiin.

Hankintayksikkö jäi pohtimaan, löytyisikö itse hankinnan kohteeseen liittyen vaatimusta, jonka voisi asettaa pisteytettäväksi.

’’Koska hankinnan kohteena oli mm. hiilijalanjäljen laskeminen, voitiin olettaa, että potentiaalisilla tarjoajilla olisi tietotaito myös itse laskentapalvelun hiilijalanjäljen laskemiseksi. Siten lisäsimme vertailuperusteisiin palvelun hiilijalanjäljen. Pisteitä sai, jos alustava ennakkolaskelma hiilijalanjäljestä oli tehty ja tarjoaja sitoutuisi hiilijalanjäljen seurantaan ja parantamiseen sopimuskauden aikana’’, kertoo projekti-insinööri Mira Malmi-Jylänki Tampereen Tilapalveluista.

Ennakkolaskelman sisällölle ei asetettu tiukkoja vaatimuksia, jottei tarjouksia jouduttaisi hylkäämään, mikäli yksittäinen sisältö- tai muotovaatimus ei täyttyisi. Vertailukriteerillä saatiin eroja tarjousten välille, vaikka kriteerin painoarvo vertailussa olikin maltillinen.

”Palveluille laskettu hiilijalanjälki oli positiivinen näky kilpailutuksessa. Painoarvo ei ollut liian suuri, mutta lisäyksenä mielestäni antaa hyvin viitteitä osallistuville yrityksille siitä, minkälaisia arvoja ja toimintatapoja toivotaan yrityksissä noudatettavan. Jos painoarvo olisi ollut suurempi niin olisi ehkä asettanut pienemmät toimijat epäedulliseen tilanteeseen, sillä kyseisillä toimijoilla ei ole isojen toimijoiden resursseja tarjottujen palveluiden hiilijalanjäljen laskentaan ja seurantaan”, kommentoi tarjouskilpailuun osallistunut energiasuunnittelun ryhmäpäällikkö Nicholas Stewart Sitowise Oy:lta.

Uusi käytäntö referenssien tarkastamiseen

Hankinnan kohteesta johtuen, hankinnan laadun varmistamisessa korostui nimettyjen henkilöiden osaaminen ja kokemus, jota mitattiin mm. henkilöreferensseillä. Koska nimettyjä henkilöitä oli useampia, nousi tarjouspyynnöllä vaadittujen henkilöreferenssien kokonaismäärä korkeaksi.

”Asiantuntijapalveluhankinnassa henkilöreferenssit liittyvät läheisemmin hankinnan kohteeseen kuin tarjoajan soveltuvuuteen. Siten tällaiset referenssit tulisi tarkastaa kaikilta tarjoajilta osana tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkastamista, mikäli referensseistä on kysytty täsmällisiä tietoja” kertoo hankintalakimiehemme Kirsikka Kivimäki.

Koska tässä kilpailutuksessa referenssit tuli tarkastaa kaikilta tarjoajilta ja referenssejä tulisi potentiaalisesti olemaan valtava määrä, lähti hankintayksikkö etsimään uudenlaista ratkaisua referenssien tarkastukseen. Tavoitteena oli löytää toimintamalli, jolla referenssien tarkastus ei muodostaisi hankintaprosessiin pullonkaulaa ja täten viivyttäisi hankintapäätöksen tekemistä kohtuuttomasti.

”Päädyimme testaamaan mallia, jossa tarjoajat toimittavat hankintayksikölle referenssitodistukset. Todistuksesta kävi ilmi referenssiasiakkaan kuittaus, että tarjouksessa annetut tiedot pitävät paikkansa” kertoo hankinta-asiantuntijamme Carita Isomäki.

Toisin sanoen riitti, kun hankintayksikkö tarkasti, että kaikista referensseistä oli saatu asianmukaiset todistukset eikä erillisiä sähköpostivahvistuksia referenssiasiakkaille tarvinnut enää hankintayksikön toimesta lähettää.

Riskinä mallissa nähtiin mm. se, että todistuksia puuttuisi tai ne olisivat muodoltaan vääränlaisia, jolloin tarjous jouduttaisiin mahdollisesti hylkäämään. Tätä pyrittiin ennaltaehkäisemään sillä, että todistusten toimittamiseen annettiin selkeät ohjeet ja määräaika oli viikko tarjousten jättämisen määräajan jälkeen. Todistukset suositeltiin toimitettavan jo tarjouksen yhteydessä, kuten lopulta valtaosa tarjoajista tekikin, jotta hankintayksikölle jäi mahdollisuus muistuttaa tarjoajia puuttuvista todistuksista tai tiedoista.

Kokeilu oli mielenkiintoinen, vaikka todistusten tarkastaminen ja tähän liittyvien muistutusten lähetys osoittautuikin huomattavasti ennakoitua työläämmäksi. Osa tarjoajista koki käytännön raskaaksi ja toivoi hankintayksikön harkitsevan vaihtoehtoisia tapoja tarkastuksen toteuttamiseksi. Toisaalta palautetta saatiin myös sen puolesta, että käytäntö oli ollut toimiva, kunhan tarjoaja ennakoi asian riittävän ajoissa. Palautteen ja kokemusten kautta konseptia pystytään jatkokehittämään entistä toimivammaksi.

”Kokeilemisen luonteeseen kuuluu, että aina idea ei ole valmis tai niin toteutuskelpoinen sellaisenaan kuin ennakkoon toivotaan. Tästä opittiin paljon, ja kun käytäntöä sovelletaan jatkossa, osataan siinä huomioida tiettyjä näkökulmia huomattavasti paremmin”, kertoo hankintapäällikkömme Essi Rae.

Mukaan pieniä ja suuria toimijoita

Molempiin hankinnan osa-alueisiin saatiin lopulta useita tarjouksia ja sopimuskumppaneiksi valittiin osa-alueessa 1 neljä tarjoajaa ja osa-alueessa 2 kolme tarjoajaa. Mukana oli sekä pk- että suuryrityksiä.

Hankinnan onnistuneen lopputuloksen lisäksi myös itse prosessi opetti paljon.

’’Hankintaprosessin aikana tilaajatahot ymmärsivät yhdessä sitä, miten isojen talonrakennushankkeiden suunnitteluun liitetään vahvasti mukaan hiilijalanjäljen, hiilikädenjäljen, energiajohtamisen, elinkaarikustannusten ja investoinnin kustannusten laskennan osaamista ja vaihtoehtoisten ratkaisujen vertailua. Näin päästään tuomaan ratkaisujen perusteluksi investointikustannusten rinnalle myös elinkaarivaikutuksia. Hankittavan palvelun paketoiminen yhdessä oli riittävän haastava ja älynystyröille työtä antavaa, joten oli hienoa olla hankintaosaamisen osalta turvallisesti Tuomi Logistiikan hankinta-asiantuntija Carita Isomäen ja Tampereen Tilapalveluilta hankinnasta vastanneen Mira Malmi-Jylängin siipien suojassa’’, summaa asunto- ja kehityspäällikkö Auli Heinävä Tampereen kaupungilta.

Puitejärjestely luo hyvän pohjan lähteä kokeilemaan yhteistyötä useamman toimijan kanssa. Kun hankinta seuraavan kerran kilpailutetaan, on lähtökohta määrittelytyön tekemiselle huomattavasti vankempi, kun oppeja on ehtinyt kertyä aiemmasta kilpailutuksesta ja sopimuskaudesta.

Ajatuksia? Kysymyksiä? Asiantuntijamme vastaa mielellään.