In house -yhteistyöllä tehokkuutta laskujen käsittelyyn: Pirhalle käyttöön sähköinen ostaminen

Tuomen sähköisen ostamisen kanava Kori on palvellut asiakkaitamme vuodesta 2019 alkaen. Korissa asiakkaat voivat tehdä tarviketilauksia valikoimastamme, sekä selailla oman organisaationsa käytettävissä olevia hankintasopimuksia ja toimittajavalikoimia. Olimmekin Tuomessa erityisen innoissamme, kun hyvinvointialueiden valmistelutyön yhteydessä Pirhan talouden valmistelu osoitti kiinnostusta Koria kohtaan Pirhan keskitettynä ostotilausjärjestelmänä.

Keskitetyn ostotilausjärjestelmän käyttöönoton yhteydessä tavoitteena oli tehostaa ja automatisoida tilauksen ja maksun välistä prosessia. Pirhan organisaation koon huomioiden oleellista oli toimintojen skaalautuvuus isossa ympäristössä. ’’Pyrkimyksenä oli löytää kokonaisuuden kannalta yhtenäinen toimintatapa, joka mahdollistaa suoraviivaiset ja tehokkaat prosessit tilauksesta maksuun. Muutoksen myötä jälkikäteiskontrollin sijaan kontrolli suoritetaan jo tilausprosessin alkuvaiheessa. Tavoitteena oli myös raportoinnin oikea-aikaisuuden ja laadun parantaminen, sekä tiedolla johtamisen mahdollistaminen.’’ kommentoi Pirhan talouden kehittämispäällikkö Else-Mari Vuosjoki.

Muutosta lähdettiin tekemään modernisoimalla ostoprosesseihin liittyviä taloushallinnon tehtäviä askel kerrallaan. Päätimme lähteä liikkeelle Tuomen kautta kulkevista tarvikevirroista ja siirtää tämä ostamisen osa-alue Pirhassa kontrolloidun ostoprosessin piiriin. Kontrolloitu ostoprosessi tarkoittaa, että kulut hyväksytään mahdollisimman lähellä aiheuttamispistettä ja tätä kautta prosessin myöhäisemmissä vaiheissa saadaan hyödyt irti automaatiosta. Tätä ratkaisua lähdimme rakentamaan yhdessä Pirhan taloushallinnon palvelutuottajan Monetran kanssa. Projektissa toteutettiin liittymärajapinnat Korin ja Monetran ostolaskukäsittelyjärjestelmän välillä; kun Korissa tehty tilaus on hyväksytty ja vastaanotettu, tilausta vastaava lasku täsmäytyy automaattisesti, eikä sitä tarvitse käsitellä manuaalisesti kuten ennen. Kun puhutaan tuhansista tilauksia kuukaudessa, tällä saavutetaan merkittävä työaika-/kustannussäästö talousprosessissa.

’’Loppuasiakkaan ja toki myös Monetran näkökulmasta on ehdoton etu, että projektissa kehitetty toimintamalli mahdollistaa tarvikelaskujen automatisoidun käsittelyn, sillä kyseiset ostolaskut muodostavat merkittävän osuuden kokonaislaskumäärässä. Monetralla ja Tuomella on monivuotinen yhteistyö ”tilauksesta maksuun”-prosessin automatisoinnissa ja lopputulos oli teknisesti juuri mitä lähdimmekin tavoittelemaan projektissa.’’ Monetra Pirkanmaan IT-kehittäjä Lauri Suomalainen kommentoi.

Työ sujuvan arjen mahdollistamiseksi jatkuu: seuraavaksi etsimme yhdessä Pirhan hankintayksikön kanssa ratkaisua siihen, miten olemassa olevaa toiminnallisuutta voidaan laajentaa sopimusten ja palveluiden ostamiseen. Näin Kori-palvelun kautta saadaan myös nämä hankinnat saman ostoprosessiin piiriin ja hankintojen johtamiseen kertyy sopimuskohtaista tietoa volyymeistä.

”Projekti on hieno esimerkki siitä miten hyvinvointialueiden ja kuntien in house -kumppanit voivat yhteistyössä toteuttaa asiakkaiden tuottavuutta parantavia ratkaisuja. Meillä oli selkeä tavoite, jonka eteen Tuomen ja Monetran asiantuntijat tekivät määrätietoisesti töitä ja eteen tulleet haasteet taklattiin yhdessä tuumin. Tästä on hyvä jatkaa keskustelua siitä, mitä muita yhtymäpintoja palveluistamme löytyy ja millä muilla tavoin voimme yhdessä tuottaa lisäarvoa asiakkaillemme.” Tuomen tietohallintojohtaja Katri Niittymies summaa.